Čeprav digitalna orodja omogočajo večjo prilagodljivost, mobilnost in povezljivost, pa hkrati prinašajo nova tveganja za dobrobit posameznika, saj lahko prinese tudi obremenitve, ki ogrožajo duševno zdravje, zmanjšujejo zbranost in povzročajo izgorelost.

Prav zato postaja digitalno dobro počutje eden ključnih vidikov sodobnega zdravja na delovnem mestu. V nadaljevanju predstavimo nekatere negativne vidike uporabe digitalne tehnologije na delovnem mestu in načine, kako lahko podjetja in organizacije poskrbijo za digitalno dobro počutje svojih zaposlenih tako na delovnem mestu, kot tudi v zasebnem življenju.

Digitalna in informacijska preobremenjenost

Dandanes smo (na delovnem mestu in zasebno) dnevno izpostavljeni ogromni količini informacij – od e-pošt, obvestil v aplikacijah, do novic in podatkov iz različnih digitalnih virov. Informacije pritekajo neprestano - v obliki besedil, slik, videoposnetkov ali glasovnih sporočil. Zaradi stalne povezanosti (tudi prek pametnih telefonov) in pričakovane hitrosti odzivanja pogosto nimamo dovolj časa za obdelavo informacij, kar lahko vodi v informacijsko preobremenjenost.

Informacijska preobremenjenost nastopi, ko količina informacij, ki jih moramo obdelati, preseže naše zmožnosti zaznave, razumevanja in odločanja. Zaradi obilice podatkov ne moremo več učinkovito ločevati bistvenega od nebistvenega, sprejemati kakovostnih odločitev ali ohranjati kognitivne jasnosti. Posledica je lahko padec produktivnosti in porušeno ravnovesje med delom in zasebnim življenjem. Informacije postanejo ovira namesto pomoč, kar vodi v psihično izčrpanost, upad motivacije, ali celo zasvojenost z informacijami. 

Vse pogosteje tudi govorimo o t. i. tehno-stresorjih. To so specifični viri stresa, povezani z uporabo tehnologije. Posameznik opravlja velike količine nalog in dostopa do ogromne količine informacij prek digitalne naprave, kar lahko povzroči t.i. tehnološko preobremenjenost ali drugače digitalno izčrpanost. Ker s pomočjo tehnologije (teoretično) lahko delamo kjerkoli in kadarkoli, ker ista naprava združuje ključne informacije tako o družinskih kot službenih dogodkih in obveznostih, se pogosto zabrišejo meje med delom in zasebnim življenjem. Takrat govorimo o tehno-invaziji. Ker se od dela v nobenem delu dneva ne odmaknemo zares, imamo premalo časa za regeneracijo, že tako krajše počitke pa motijo tudi službena sporočila. V takem okolju se posameznik težko odklopi od dela, ohranja ravnovesje med zasebnim in poklicnim življenjem ter učinkovito obvladuje svoj digitalni vsakdan. 

Tehnostres negativno vpliva na duševno in telesno zdravje.  Ko uporaba tehnologije povzroča nepotreben stres, lahko trpita zadovoljstvo zaposlenih in njihovo zdravje. Posledice vključujejo: povečan stres, motnje spanca in povzročajo dodatne obremenitve za srce in ožilje.

Posledice za delovno okolje: 

• Posledica stresa in frustracije je večja napetost v ekipah ter višja fluktuacija zaposlenih. 
• Zaradi kognitivne izčrpanosti pride do zmanjšane produktivnosti in kreativnosti, delavci pri delu storijo več napak ter odlašajo pri pomembnih nalogah ali pa se jih celo izogibajo.
• Zaradi povečanega tveganja za izgorelost pride do več bolniških odsotnosti, odhoda zaposlenih ali splošnega nezadovoljstva pri delu.

Posledice so posebej vidne pri strokovnih, vodstvenih in analitičnih profilih, pri katerih je delo tesno povezano z razumevanjem in interpretacijo informacij. Tehno-stres ni le osebna težava zaposlenega, temveč strateški izziv za vsako delovno okolje. Reševanje teh psiholoških stisk ima zato neposreden vpliv na učinkovitost, kulturo in trajnostni uspeh podjetja. 

Cyberslacking

Pomembno se nam zdi omeniti tudi cyberslacking, ki je tudi ena od možnih posledic tehno-stresa in informacijske preobremenjenosti. Gre za namerno uporabo spleta za osebne namene na delovnem mestu. S tem zaposleni povzroči škodo podjetju, predvsem na področju produktivnosti, lahko pa tudi škodo na področju lastnine. Kadar zaposleni uporabljajo programsko opremo delodajalca za zasebne namene, lahko nehote obiščejo spletne strani, ki so okužene z virusi, s svojo aktivnostjo pa tudi lahko omalovažujejo ugled podjetja. Študija (Blanchard in Henle, 2008) razkriva, da 90% zaposlenih na delovnem mestu pošilja elektronsko pošto, ki ni povezana z delom, 70% pa jih nakupuje preko spleta. Druga študija (Vitak, Course in LaRose, 2011) pa govori tudi o tem, da zaposlenim cyberslacking pomaga pri spoprjemanju z obremenitvami na delovnem mestu in zmanjšanjem monotonosti nalog. 

Zakaj skrb za digitalno dobro počutje?

Spodbujanje dobrega počutja v digitalnem okolju, etične uporabe tehnologije in nudenje čustvene podpore so učinkoviti načini, kako zaposlenim pomagati pri soočanju z digitalnim stresom. 

Organizacije lahko zmanjšajo negativne učinke tehnostresa na zaposlene s spodbujanjem in omogočanjem digitalnega dobrega počutja, odgovorne uporabe tehnologije in krepitvijo čustvene odpornosti zaposlenih. Kljub morebitnim negativnim konotacijam pa lahko digitalna tehnologija vodi tudi do pozitivnih rezultatov pri delovni uspešnosti, zlasti kadar imajo posamezniki dostop do ustreznega usposabljanja. 

Kaj lahko storijo delodajalci?

• Vzpostavitev jasnih pravil glede komunikacije
  Vzpostavite jasne informacijske tokove – kaj je nujno, kaj lahko počaka, kaj sploh ni potrebno. Omejite število kanalov za komunikacijo, saj več kanalov lahko povzroči podvajanje in zmedo.
  
  
• Čas za osredotočenost Določite čas brez motenj za posamezne naloge (npr. 2 uri brez obvestil in klicev vsak dan). V tem času se lahko vsi zaposleni osredotočeno posvetijo svojim nalogam. S tem jim omogočite, da padejo v “deep flow” (več o deep flowu smo pisali v našem blogu Mirkopreverjanja in Humanodoro) in so tako bolj učinkoviti in natančni pri svojem delu.
  
  
• Izobraževanje o digitalnih veščinah 
  Pomagajte zaposlenim razvijati veščine upravljanja z informacijami: upravljanje e-pošte, uporabo filtrov, postavljanje mej, čas za osredotočenost. Organizirajte predavanja ali seminarje o škodljivih vplivih prekomerne uporabe digitalne tehnologije
  
  
• Aktivni odmori
  Omogočite zaposlenim, da si med delom vzamejo nekaj minut za aktiven odmor - morda gredo lahko na kratek sprehod ali naredijo nekaj razteznih vaj. Na ta način se izognemo “počitku” pred zasloni in posledično prokrastinaciji.
  
  
• Uvedba con brez zaslona
  V skupnih prostorih lahko uvedete mesta, kjer uporaba telefonov ni dovoljena. Predlagamo, da je prostor brez zaslonov čajna kuhinja ali drug prostor, kjer se zaposleni lahko med malico ali kavo družijo.
  
  
• Podpora vodij
  Vodje naj bodo zgled pri iskanju digitalnega ravnotežja. Naj bodo vodje tisti, ki zadnji vzamejo telefon v roke in ga tudi prvi odložijo. Če nadrejeni pošiljajo e-pošto ponoči, bodo zaposleni začutili pritisk, da morajo odgovoriti. Vodje naj aktivno preverjajo počutje ekip tudi na področju digitalnih obremenitev.
  
  

Kaj lahko naredijo zaposleni sami?

Dobro počutje v digitalnem okolju ni samo odgovornost podjetja – vsak posameznik lahko veliko naredi zase:

• Postavite meje: določite čas dneva, ko se odklopite od dela, ter spoštujte svoj prosti čas.
• Preizkusite različne tehnike za ohranjanje fokusa: npr. Pomodoro tehnika, izklopite potisna obvestila, preizkusite aplikacije za spremljanje porabe časa, ki ga preživite pred zaslonom.
• Vzemite si digitalne odmore: redni odmori brez zaslona pripomorejo k zmanjšanju digitalne utrujenosti. Čas, ki ga med malico preživite ob scrollanju nadomestite s sprehodom, pogovorom s sodelavcem ali pa preprosto uživajte v hrani brez gledanja v zaslon.
• Skrbite za svoje telo: redna vadba, razgibavanje med delom, kakovosten spanec – vse to vpliva tudi na digitalno odpornost in na boljši fokus.

Primer dobre prakse: sodelovanje s podjetjem A1 Slovenija

Letos smo se razveselili pobude za sodelovanje s strani ekipe A1 Slovenija. Kot eno vodilnih telekomunikacijskih podjetij se zavedajo soodgovornosti prekomerne rabe zaslonov, hkrati pa kot družbeno odgovorno podjetje stremijo k pozitivnim družbenim premikom. Skupaj z A1 in podjetjem Digital School smo vzpostavili načrt za ozaveščanje o škodljivosti prekomerne rabe zaslonov ter konkretnim spremembam digitalnih navad zaposlenih. V okviru sodelovanja smo zasnovali štiritedenski program, ki je zajemal seminarje, tedenske izzive za spremembo digitalnih navad ter online podporno skupino za spremljanje napredka.

Na Logoutu verjamemo, da je spodbujanje digitalnega dobrega počutja zaposlenih pomemben korak za vsako sodobno organizacijo. Veseli nas, da se vedno več podjetij zaveda pomena uravnoteženega odnosa do tehnologije in aktivno išče poti za izboljšanje delovnega okolja.

V času, ko je tehnologija neločljivo vpeta v naše delo, je skrb za digitalno dobro počutje zaposlenih ključni element zdravega, uspešnega in inovativnega delovnega okolja. Ko podjetja poskrbijo za to področje, ne ustvarijo le zadovoljnih ekip, temveč tudi dolgoročno uspešno kulturo dela. Skrbimo za digitalno ravnovesje – za dobrobit vseh.

Kako smo vzpostavili zdrave navade in spodbudili zmanjšanje screen-time-a med sodelavci? Tako, da smo se aktivno odštekali!

Program Aktivno odštekani ni bil še eno predavanje. Bil je konkreten, zabaven in praktičen. Zaposlenim je pomagal:

✔ prepoznati svoje digitalne navade,
✔ preizkusiti enostavne izzive za več ravnovesja (npr. 1 ura brez telefona pred spanjem),
✔ ozavestiti, kako pomembna je digitalna higiena za počutje, odnose in fokus.

Pred začetkom programa smo izmerili digitalno počutje, enako pa naredili še po zaključku – ker nas zanima učinek, ne le udeležba. 

Meritve so pokazale, da so se pred pričetkom programa udeleženci v povprečju razvrstili v skupino digitalno obremenjenih uporabnikov, po zaključku programa pa so uspešno premaknili v skupino odgovornih uporabnikov tehnologije.

Odgovorni uporabnik premišljeno uporablja telefon in druge naprave – zna postaviti meje, skrbeti za ravnovesje med digitalnim in analognim svetom ter izkoristiti tehnologijo na način, ki koristi in ne škoduje.

Sporočilo družbeno odgovornega podjetja A1:

V A1 Slovenija v okviru naše ESG strategije posebno pozornost namenjamo tudi skrbi za zaposlene. Ker želimo preseči zgolj ozaveščanje in spodbuditi dejanske spremembe navad, smo s strokovnjaki iz LogOuta in Digital School zasnovali 28-dnevni program za boljše digitalno ravnovesje.

Rezultati so pokazali, da lahko z usmerjeno podporo zaposleni uspešno zmanjšajo čas pred zasloni in okrepijo dobro počutje – doma in pri delu. Z aktivnostmi na tem področju zato nadaljujemo tudi v prihodnje.

Tehnologija je tu, da nam pomaga – ne da nas izčrpa. Z jasnim namenom in odgovorno uporabo lahko kot podjetja ustvarjajo bolj zdravo, učinkovito in inovativno delovno okolje. In s tem tudi bolj zadovoljno družbo.

Viri:

• Blanchard, A. L. in Henle, C. A. (2008). Correlates of different forms of cyberloafing: The role of normc and external locus of control.
• Vitak, J., Crouse, J. in LaRose, R. (2011). Personal Internet use at work: Inderstanding cyberslacking.